EL COMERCIANTE Y LAS ACTIVIDADES MERCANTILES

EL COMERCIANTE

“Es la persona que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles.La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona." (Art. 10 C de Co)

DEBERES DEL COMERCIANTE

obligación de todo comerciante:

Matricularse en el Registro Mercantil.
Inscribir en el Registro Mercantil todos los actos, libros y documentos respecto a los cuales la ley exige esa formalidad.
Llevar la contabilidad de sus negocios conforme a las preinscripciones legales.
Conservar con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades.
Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles.
Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal." (Art. 19 C de Co)

ACTIVIDADES MERCANTILES

El artículo 20 del Código de comercio, enumera cada una de las actividades que la ley considera como mercantiles. Son mercantiles para todos los efectos legales:

La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos.
La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de todo clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos.
El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés.
La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos.
La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones.
El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos.
Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillo.
El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras.
La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje.
Las empresas de seguros y la actividad aseguradora.
Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados.
Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes.
Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes.
Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios.
Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones y ornamentaciones.
Las empresas para el aprovechamiento o explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza.
Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes.
Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios,y los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.
Ahora bien, así como la ley señala cuales son los actos mercantiles, también establece cuales actividades no se consideran mercantiles. Esto lo hace en el artículo 23 del Código de comercio.
No son mercantiles:
La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del adquirente, y la enajenación de los mismos o de los sobrantes.
La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de estas por su autor.
Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio público.
Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural.
Las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los agricultores o ganaderos, siempre y cuando que dicha transformación no constituya por sí misma una empresa.
La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales.

CAMARA DE COMERCIO Y REGISTRO MERCANTIL

CAMARA DE COMERCIO

La Cámara de Comercio de Bogotá es una entidad privada sin ánimo de lucro que promueve el crecimiento económico, el desarrollo de la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes y empresarios de Bogotá, y de 59 municipios del departamento de Cundinamarca que corresponden a su jurisdicción.

FRENTES DE ACCIÓN
· Apoyo empresarial

Somos un aliado que ayuda a crear y promover más y mejores empresas competitivas para la región, teniendo como base la cultura del emprendimiento. Ofrecemos un portafolio integrado de soluciones para que su empresa sea más productiva, identifique nuevas oportunidades de negocio y participe exitosamente en los mercados nacionales e internacionales.
· Registros públicos, arbitraje y conciliación (Delegados por el Estado): otorgamos formalidad a las empresas y damos publicidad a sus actos a través de la administración de los registros públicos. Igualmente, contribuimos de manera efectiva a resolver controversias por medio del arbitraje, la conciliación y otros mecanismos.
· Bogotá y su entorno (Programas cívicos y sociales): somos aliados del progreso de Bogotá y su entorno, pues representamos los intereses de la comunidad empresarial ante las autoridades nacionales y distritales. Creamos programas estratégicos que buscan consolidar a la región como una de las cinco más competitivas y atractivas para la inversión y con mayor calidad de vida en América Latina.

Disponemos de todo recurso tecnológico y humano para que nosotros:
I. Empresario: reciba toda la información, asesoría y herramientas para crear, crecer, legalizar y consolidar su empresa. Conozca y acceda a nuestras bases de datos, publicaciones y actividades de formación empresarial.
II. Afiliado: haga parte del grupo que lidera el desarrollo empresarial de Bogotá y la región y obtenga grandes beneficios.
III. Inversionista: conozca por qué Bogotá es uno de los destinos más sólidos para la inversión en América Latina.
IV. Ciudadano: se entere del entorno económico, social y competitivo de la ciudad y la región. Participe en los programas que promueven el mejoramiento de la calidad de vida de Bogotá y Cundinamarca.
V. Proveedor / Contratista: ofrezca sus productos y servicios y, participe en nuestras licitaciones y concursos.
VI. Medios de Comunicación: investigue y se informe acerca de los hechos que constituyen la realidad del sector empresarial y su entorno.

Misión
Somos una institución de servicios, de carácter privado, sin ánimo de lucro, que promueve con proyección nacional e internacional, el mejoramiento de la competitividad de Bogotá y su región, el desarrollo de la comunidad empresarial para la generación de riqueza y el mejoramiento de la calidad de vida y el medio ambiente. Contribuimos a la eficiencia del mercado a través de la administración y promoción de sistemas públicos de información empresarial, de métodos alternativos de resolución de controversias y la realización de otras funciones delegadas por la ley. Somos una organización inspirada en principios éticos y realizamos nuestras funciones mediante el compromiso decidido del talento humano, eje fundamental de la institución.

Visión
Ser la institución líder en el desarrollo empresarial dentro del contexto de una sociedad globalizada, en la promoción del mejoramiento de la competitividad de Bogotá y su región, así como modelo a seguir en la prestación de los servicios públicos delegados.

REGISTRO MERCANTIL

Es una institución de orden legal que por disposición del Gobierno Nacional llevan las Cámaras de Comercio; pero es la Superintendencia de Industria y Comercio quien determina los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y de las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de la institución.

Objeto del Registro Mercantil:Llevar a. La matricula mercantil de los comerciantes, personas naturales, personas jurídicas y sus establecimientos de comercio.b. La inscripción de actas libros y documentos respecto de los cuales la ley exige la formalidad del registro.

Finalidad del Registro Mercantil:Dar fe pública de la condición de comerciante de los matriculados, de sus establecimientos de comercio y de los actos y documentos inscritos. Es el medio legal de publicidad que permite al público o a los terceros informarse de la totalidad de los actos y transacciones comerciales inscritos en el registro mercantil.

Beneficios del registro mercantil· Protege el nombre comercial.· Da fe pública de los actos y documentos inscritos.· Constituye la más importante materia prima para la investigación económica, estadística e indicadores económicos.

Servicios del Registro Mercantil· Matrícula· Renovación· Inscripciones· Expedición de certificados· Información sobre registro mercantil· Información por teléfono de requisitos y tarifas· Consulta de expedientes de registro· Servicio de fotocopias· Asesoría sobre registro mercantil· Divulgación Boletín Noticias de Inscripciones· Intermediación certificados de otras cámaras de comercio

Actos mercantiles:Son las adquisiciones con propósito de lucro, las operaciones bancarias, y las enajenaciones o alquileres celebrados para cumplir tal fin.

CONTRATO,TITULOS VALORES, ESCISIÓN, FUSIÓN Y TRANSFORMACIÓN DE EMPRESAS

CONTRATO

Contrato de sociedad:
Por el contrato de sociedad dos o mas personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre si las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social. las personas agrupadas por medio de un contrato de sociedad se denominan socios.

TITULOS VALORES

Los títulos-valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de participación y de tradición o representativos de mercancías".Pero a nivel jurídico, es básico anotar que dentro de la definición de esta perspectiva es posible visualizar los caracteres típicos del título valor y las diferencias con otros documentos no sometidos a la disciplina cartular. En éste sentido se destaca la definición de Vivante, según la cual "el título de crédito es un documento necesario para ejercitar el derecho literal y autónomo expresado en el mismo"Por su parte Ascarelli dice que el "título de crédito es aquel documento escrito y firmado, nominativo a la orden o al portador, que menciona la promesa unilateral de pago de una suma de dinero o de una cantidad de mercadería, con vencimiento determinado o determinable; o de consignación de mercadería o de títulos especificados y que socialmente sea considerado como destinado a la circulación, así como aquel documento que constate, con la firma de uno de los directores, la calidad de socio de una sociedad anónima".sus principlaes caracteristicas son.

autonomia
necesidad
literalidad
legitimacion
incorporacion

ESCISIÓN

LA ESCISIÓN NO SOLO SE REGISTRA EN EL REGISTRO DE SOCIEDADES
Este acto registrable también se registra en registros de otras personas jurídicas tales como asociaciones, comités, fundaciones, comunidades campesinas, empresas comunales, rondas campesinas, empresas individuales de responsabilidad limitada, cooperativas, entre otras personas jurídicas o entesf autónomos, por tanto, este acto registrable no es exclusivo del registro de sociedades.La escisión no sólo se registra en el registro de sociedades, sino que también se registra en otros registros como el registro de propiedad inmueble, registro de propiedad vehicular y demás registros de bienes y de garantías.Por ejemplo si la sociedad tiene inmatriculados bienes a su nombre en el registro es normal que sea un acto registrable el cambio de titular registral en el registro de bienes.Y lo mismo ocurre si las sociedades tienen inscritas garantías en las cuales pueden intervenir como acreedor, garante (que es propietario no deudor de la obligación), o como deudor.
FINALIDADES DE LA ESCISIÓN
Las principales finalidades de la escisión son las siguientes:
1. La redistribución de las actividades de una empresa o de varias.
2. La especialización de las actividades, ya que cada sociedad tendrá sólo algunas actividades, las cuales podrán realizar mejor y/o a un costo menor.
3. La descentralización geográfica, que puede dividirse por estados, regiones, departamentos, distritos, ciudades, etc.
4. Reducir el pago de tributos por dos razones:* Como cada una de las sociedades resultantes tiene un menor ingreso, estará dentro de un régimen distinto, por ejemplo las empresas resultantes ya no tributarán dentro del régimen general sino dentro del régimen especial del impuesto a la renta.* Que a una determinada zona del estado le corresponde un determinado beneficio tributario.
5. Soluciones a problemas internos de los socios:
* La manera de conducir la empresa.
* Los tipos de operaciones que la sociedad debe realizar.
* La selección de proveedores y/o clientes.
6.Sanear la sociedad, escindiendo de ella la actividad o actividades de la misma con problemas económicos y de esta forma, deslindar las actividades que funcionan bien, de las que atraviesa dificultades, evitando la contaminación de aquellas por estas.
7. La eliminación de los monopolios no legales, consiguiendo de esta manera que en este espacio y tiempo determinado, aparezca la competencia, y con ello que estas empresas adquieran ventaja competitiva.

FUSIÓN

La Fusión constituye una operación usada para unificar inversiones y criterios comerciales de dos compañías de una misma rama o de objetivos compatibles.
Constituye una Fusión la absorción de una sociedad por otra, con desaparición de la primera, y realizada mediante el aporte de los bienes de ésta a la segunda sociedad. La Fusión puede hacerse igualmente mediante la creación de una nueva sociedad, que, por medio de los aportes, absorba a dos o más sociedades preexistentes
La Fusión es la reunión de dos o más compañías independientes en una sola.El jurisconsulto francés Durand expresa que la Fusión "es la reunión de dos o más sociedades preexistentes, bien sea que una u otra sea absorbida por otra o que sean confundidas para constituir una nueva sociedad subsistente y esta última hereda a título universal los derechos y obligaciones de las sociedades intervinientes.Hay Fusión cuando dos o más sociedades preexistentes se disuelven sin liquidarse, para constituir una nueva, o cuando una ya existente absorbe a otra u otras que, sin liquidarse, quedan disueltas.Roberto Montilla Molina opina que "un caso especial de la disolución de las sociedades, lo constituye la Fusión, mediante la cual una sociedad se extingue por la transmisión total de su patrimonio a otra sociedad preexistente, o que se constituye con las aportaciones de los patrimonios de dos o más sociedades que en ella se fusionan.La Directiva creada por el Consejo de Ministros de la Comunidad Económica Europea, define la Fusión como la "operación por la cual una sociedad transfiere a otra, seguida de una disolución sin liquidación, el conjunto de su patrimonio, activo y pasivo, mediante la atribución a los accionistas de la (s) sociedad (es) absorbida(s) de acciones de la sociedad absorbente".

TRANSFORMACIÓN

EFECTOS JURÍDICOS.
Una sociedad podrá, antes de su disolución, adoptar cualquiera otra forma de la sociedad comercial regulada en este código, mediante reforma del contrato social.La Transformación no producirá solución de continuidad en la existencia de la sociedad como persona jurídica, ni en sus actividades ni en su patrimonio. ( Art. 167 C.Co.)
OBLIGACIÓN CON TERCEROS ANTERIORES A LA TRANSFORMACIÓN.
Si en virtud de la transformación se modifica la responsabilidad de los socios frente a terceros, dicha modificación no afectara las obligaciones contraídas por la sociedad con anterioridad a la inscripción del acuerdo de transformación en el registro mercantil. (Art. 169 C.Co.)
BALANCE DE TRANSFORMACIÓN.
En la escritura pública de transformación deberá insertarse un balance general, que servirá de base para determinar el capital de la sociedad transformada, aprobado por la asamblea o por la junta de socios y autorizado por un contador público. ( Art. 170 C.Co.).
REQUISITOS DE LA NUEVA SOCIEDAD.
Para que sea valida la transformación será la transformación será necesario que la sociedad reúna los requisitos exigidos en este código para la nueva forma de sociedad.

CONTRIBUYENTES

Es aquella persona física o jurídica con derechos y obligaciones, frente a un ente público, derivados de los tributos. Es quien está obligado a soportar patrimonialmente el pago de los tributos (impuestos tasas o contribuciones especiales), con el fin de financiar al Estado. Es una figura propia de las relaciones tributarias o de impuestos. Se determina y define en concreto de acuerdo con la ley de cada país. El contribuyente es, en sentido general, el sujeto pasivo en Derecho tributario, siendo el sujeto activo el Estado, a través de la administración.

IMPUESTOS DE RENTA

Este impuesto recae sobre las personas naturales o jurídicas y asimiladas que sean contribuyentes y que en desarrollo de su actividad hayan recibido ingresos susceptibles de constituir incremento en su patrimonio. Esta responsabilidad comprende los contribuyentes declarantes. Las personas naturales y sucesiones ilíquidas no son declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, así como los contribuyentes de menores ingresos y los asalariados siempre y cuando cumplan los presupuestos que la ley y el reglamento señalan para tal efecto.

Obligaciones
El contribuyente tiene frente al Estado dos tipos de obligaciones, que se concretan en cada una de las leyes aplicables a los tributos:

· Materiales: Entendiendo por tales el pago de las obligaciones pecuniarias derivadas de la imposición de tributos por ley.
· Formales: Que pueden abarcar desde llevar una contabilidad para el negocio hasta presentar en tiempo y forma la declaración correspondiente a un impuesto.
Las obligaciones formales son independientes de las materiales, hasta el punto de que un contribuyente puede ser sancionado por no haber cumplido sus obligaciones formales a pesar de haber cumplido sin excepción las materiales (por ejemplo, un contribuyente que no presentó la declaración en fecha, a pesar de que no tenía que pagar nada).

CONTRIBUYENTES DEL IMPUESTO ALAS VENTAS

a) En las ventas, en la fecha de emisión de la factura o documento equivalente y a falta de éstos, en el momento de la entrega, aunque se haya pactado reserva de dominio, pacto de retroventa o condición resolutoria.
b) En los retiros a que se refiere el literal b) del artículo 421, en la fecha del retiro.
c) En las prestaciones de servicios, en la fecha de emisión de la factura o documento equivalente, o en la fecha de terminación de los servicios o del pago o abono en cuenta, la que ocurra primero.
d) En las importaciones, al tiempo de la nacionalización del bien. En este caso, el impuesto se liquidará y pagará conjuntamente con la liquidación y pago de los derechos de aduana. Cuando el valor convenido sufriere un aumento con posterioridad a la venta, se generará el impuesto sobre ese mayor valor, en la fecha en que éste se cause.

CARACTERÍSTICAS DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS
El Impuesto sobre las ventas es un impuesto del orden nacional, indirecto, de naturaleza real, de causación instantánea, y de régimen general.
Es impuesto, por consistir en una obligación pecuniaria que debe sufragar el sujeto pasivo sin ninguna contraprestación.
- Es del orden nacional porque su ámbito de aplicación lo constituye todo el territorio nacional y el titular de la deuda tributaria es la nación.
- Es indirecto porque entre el contribuyente, entendido como quien efectivamente asume la carga económica del impuesto y la nación como sujeto activo, acreedor de la obligación tributaria, medio un intermediario denominado responsable. Jurídicamente quien asume la responsabilidad del impuesto frente al Estado no es el sujeto pasivo económico sino el responsable que por disposición legal recauda el gravamen.
- Es de naturaleza real por cuanto afecta o recae sobre bienes y servicios, sin consideración alguna a la calidad de las personas que intervienen en la operación.
- Es un impuesto de causación instantánea porque el hecho generador del impuesto tiene ocurrencia en un instante o momento preciso, aunque para una adecuada administración la declaración se presenta en periodos bimestrales. En consecuencia para efectos de establecer la vigencia del impuesto se debe acudir a la regla consagrada en el artículo 338 de la Constitución Política.
- Es un impuesto de régimen de gravamen general conforme con el cual, la regla general es la causación del impuesto y la excepción la constituyen las exclusiones expresamente contempladas en la Ley.

OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

Los artículos 571 a 573 del Estatuto tributario establecen quienes deben cumplir las obligaciones formales, entre ellas tenemos:

INFORMAR SU DIRECCIÓN Y ACTIVIDAD ECONOMICA:
El art. 612 contempla esta obligación formal así como informar los cambios. La importancia radica en que el mantener actualizada la dirección garantiza que el sujeto pasivo se entere de las actuaciones que le profieran y pueda ejercer el derecho a la defensa. La actividad económica es vital para la aplicación de índices que hace la DIAN, para correr programas de fiscalización.

INSCRIBIRSE EN EL RUT:
Es el registro que lleva la DIAN, para conocer identificación, domicilio, NIT, tipo de contribuyente, actividad económica y responsabilidades.
INFORMAR EL CESE DE ACTIVIDADES:
Se debe hacer dentro de los 30 días siguientes; mientras no se informe subsiste la obligación de declarar ventas.
FACTURAR:
Están obligados a facturar todos los comerciantes, quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no. Están excluidos quienes pertenezcan al régimen simplificado, los bancos, las corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento comercial, las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras, los distribuidores minoristas de combustible, las empresas de servicio publico de transporte de pasajeros, el servicio de baños públicos, la relación laboral, las personas naturales que vendan bienes o servicios excluidos cuando no superen los topes para pertenecer al régimen común y en las enajenaciones y arrendamientos de bienes que constituyan activos fijos y que no sea comerciante.Están obligados a facturar los tipógrafos y litógrafos aun cuando pertenezcan al régimen simplificado.Son documentos equivalentes, el tiquete de maquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, tiquetes de transporte de pasajeros, recibos de pago de matricula, las pólizas de seguros, los extractos, la factura electrónica, los contratos de medicina prepagada, la boleta de rifa o lotería, la nomina donde consta el descuento por venta de bienes o servicios, el certificado de liquidación de transacciones en bolsa, los expedidos por los no responsables de IVA y no contribuyentes de renta, el recibo de cobro de peajes. También existen documentos sustitutivos de la factura en los juegos de suerte y azar y en el expendio ambulante y masivo de bienes. En el caso de los obligados a facturar que lo hagan en talonario o por computador deben solicitar autorización de la numeración ante la DIAN.

EXIGIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE:
Conforme lo prescribe el art. 618 del E.T., su importancia radica además de demostrar la propiedad, poder reclamar la garantía, presentarla a su favor en caso de artículos de contrabando y soportar costos y gastos, como lo dice el art. 771-2 del E.T.
OBLIGACIONES DE QUIENES ELABORAN FACTURAS:
Contenidas en el art. 618-2 del E.T y en el 629-1 del mismo libro.
INFORMAR EL NIT:
En las facturas, correspondencia y demás documentos de quien recibe pagos en razón a su actividad.
INFORMAR LA PARTE NO GRAVADA DE LOS RENDIMIENTOS FINANCIEROS:
En el caso de las entidades que paguen o abonen rendimientos financieros, deben informar la parte no gravada.
INFORMACIÓN A RENDIR POR LAS ENTIDADES VIGILADAS POR LA SUPERBANCARIA:
Conforme al art. 623 del E.T.,esta información se rinde en medio magnéticos.
INFORMACIÓN SOBRE BIENES DE DEUDORES MOROSOS:
Debe darse gratuitamente y en el mes siguiente a la solicitud, como lo establece el art. 623-2 del E.T.
INFORMACIÓN DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO:
Anualmente las sociedades creadas y liquidadas en el año inmediatamente anterior.
INFORMACIÓN DE LAS BOLSAS DE VALORES:
Acerca de los comisionistas y las operaciones efectuadas.
INFORMACIÓN DE APORTES PARAFISCALES:
Las entidades encargadas de su administración deben informar quienes no están a paz y salvo para proceder al desconocimiento de costos y deducciones por salarios.
INFORMACIÓN DE LA REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL:
Acerca de las cedulas de personas fallecidas.
INFORMACIÓN DE LOS NOTARIOS:
Deben informar las enajenaciones de bienes o derechos, de acuerdo a la cuantía que cada año se les establece.
INFORMACIÓN DE LOS JUECES CIVILES:
De los procesos ejecutivos de mayor cuantía.
INFORMACIÓN DE LOS GRUPOS EMPRESARIALES:
Deben enviar los estados financieros consolidados, a mas tardar el 30 de junio de cada año.
CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS:
Por un espacio de 5 años, como lo contempla el art. 632 del E.T.
CERTIFICAR:
Quienes sean agentes de retención sea por renta, IVA o timbre, deben expedir un certificado donde conste lo retenido, en el evento de que deban devolver retención deben anular los certificados. Así para el asalariado no declarante, el certificado de ingresos y retenciones, reemplaza para todos los efectos a la declaración de renta y debe expedírsele a mas tardar el 15 de marzo de 2005; tratándose de IVA debe expedirse bimestralmente o por cada operación y en el timbre cada vez que el retenedor perciba el pago del impuesto.
LLEVAR EL LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS:
En el caso de los responsables del régimen simplificado, este libro debe reposar en el establecimiento de comercio y estar al díaCORREGIR: Una vez presentada una declaración el contribuyente cuenta con 1 año si desea corregir bajando impuesto y de 2 años si desea incrementarlo, en el primer caso no hay sanción y se dirige la solicitud a la Administración de Impuestos, en el segundo caso se debe liquidar una sanción del 10% del mayor valor y se presenta directamente en los bancos autorizados.
LLEVAR CONTABILIDAD:
Esta es una obligación contemplada en el código de comercio, que constituye tanto para el contribuyente como para la DIAN, una de las mejores pruebas tributarias siempre que se lleve en debida forma y que es sancionable en algunos casos previstos por la normatividad tributaria.
PAGAR:
Todos los contribuyentes deben pagar el impuesto que les corresponda en los plazos señalados, de lo contrario se hacen acreedores al cobro de los intereses de mora, que para el cuatrimestre marzo a junio de 2005, esta en 25.22% anual y que se contemplan en el art. 634 del E.T., a partir de la reforma tributaria de 2002, se hace de forma diaria. Pero también se puede compensar, condonar, revocar o prescribir.
DEBER DE ATENDER REQUERIMIENTOS:
Contemplado en el art. 686 del E.T., tanto para contribuyentes como no contribuyentes.
RESPONSABILIDAD PENAL POR NO CONSIGNAR LA RETENCION EN LA FUENTE:
Cuando pasados 2 meses de la presentación de la declaración de retención en la fuente, no se han consignado, se incurre en el delito de peculado por apropiación.Corrección de las declaracionesLa corrección de las declaraciones tributarias, por parte de los contribuyentes, puede realizarse de dos formas:

En forma Voluntaria:
Antes de que se haya notificado requerimiento especial o pliego de cargos, liquidándose la sanción por corrección correspondiente.
Por la Administración:
Cuando se hace en respuesta al pliego de cargos, al emplazamiento para corregir, al requerimiento especial o a su ampliación o a la liquidación de revisión.Tipos de corrección:
Correcciones que aumentan el valor a pagar o disminuyen el saldo a favor.
Correcciones que no implican modificación del valor a pagar.
Corrección de inconsistencias que hacen tener la declaración como no presentada.
Corrección que implican menor valor a pagar o mayor saldo a favor.
Correcciones del anticipo

SOCIEDADES Y EMPRESAS

¿QUE ES UNA SOCIEDAD?
Asociación de personas naturales o jurídicas dedicadas a una actividad comercial de la que se persigue un núcleo o ganancia que se reparte entre los socios, de acuerdo con la proporción de sus aportes y con la naturaleza de la sociedad.Según Ley 19.550 habrá sociedad cuando dos o más personas en forma organizada, conforme a uno de los tipos previstos en la misma se obliguen a realizar aportes para aplicarlos a la producción o intercambio de bienes o servicios, participando de los beneficios y soportando las perdidas.

TIPOS DE SOCIEDADES COMERCIALES
Según objeto social: s. civil, s. mercantil.
Según la división del capital: s. colectiva, s. comandita.
Según la participación del Estado: s. Estatal (>90%), s. Mixta (51%-90%), s. Privada (<51%).>

SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
Responsabilidad no se extiende más allá de los aportes.
El monto del capital está dividido en cuotas de igual valor.
El número máximo y mínimo de socios: 25 y 2 respectivamente.

Los órganos sociales: Asamblea de asociados y el representante legal y su nombre podrá ser razón social o denominación social, seguida de la palabra LIMITADA o LTDA abreviadamente.
Causales de disolución: exceder el número máximo de socios y por tener perdidas que reduzcan el capital a menos del 50%.

SOCIEDAD ANÓNIMA
Conformada por la reunión de un fondo social suministrado por accionistas responsables hasta el monto de sus respectivos aportes
Denominación seguida de las palabras "sociedad anónima" o de las letras "S.A.“
Mínimo 5 accionistas.
Capital social se divide en acciones de igual valor y los socios tendrán tantos votos como acciones posea.
Capital autorizado, capital suscrito, capital pagado.

Causales de disolución: 95% o más de las acciones pertenezcan a un solo accionista y cuando sucedan perdidas que disminuyan el patrimonio neto por debajo del 50% del capital suscrito.

SOCIEDAD COLECTIVA
Socios responden solidaria e ilimitadamente por las operaciones sociales.
Nombre completo o el solo apellido de alguno o algunos de los socios seguido de las expresiones "y compañía", "hermanos", "e hijos“.
Cada socio tendrá voto en las decisiones de la junta sin importar el valor de su participación.
Disolución de la sociedad colectiva puede darse ya sea por muerte, por incapacidad o renuncia de algunos de los socios.

SOCIEDAD EN COMANDITA
Socios gestores o colectivos y, socios comanditarios.
Nombre completo o sólo el apellido de uno o más socios colectivos y se agregará la expresión "y compañía" o la abreviatura "& Cía."
El capital social se divide en cuotas de igual valor.
Administración esta asignada a todos y cada uno de los socios colectivos.
Disolución por la desaparición de una de las categorías de la sociedad, ya sea de los socios colectivos o comanditarios.

REQUISITOS DE CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO

Art. 110.- La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará:

1) El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y documento de identificación legal, con el nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia;

2) La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula este Código;

3) El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución;

4) El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la sociedad, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relación directa con aquel;

5) El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución.En las sociedades por acciones deberá expresarse, además, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año;

6) La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad;

7) La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia; Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse;

9) La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma;

10) La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones en especie;

11) Si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores;

12) El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los asociados;

13) Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los estatutos, y

14) Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.

LAS EMPRESAS

¿QUE ES UNA EMPRESA?

Es la institución o agente económico que toma las decisiones sobre la utilización de factores de la producción para obtener los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado. La actividad productiva consiste en la transformación de bienes intermedios (materias primas y productos semielaborados) en bienes finales, mediante el empleo de factores productivos (básicamente trabajo y capital). Para poder desarrollar su actividad la empresa necesita disponer de una tecnología que especifique que tipo de factores productivos precisa y como se combinan. Asimismo, debe adoptar una organización y forma jurídica que le permita realizar contratos, captar recursos financieros, si no dispone de ellos, y ejerce sus derechos sobre los bienes que produce.

CLASIFICACIÓN

Según la actividad o giro
Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen, en:
Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:
Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.
Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en productos terminados, y pueden ser:
De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, alimentos, aparatos electricos, etc.
De producción. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria ligera, productos químicos, etc.
Comerciales. Son intermediarias entre productor y consumidor; su función primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden clasificarse en:
Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.
Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.
Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.
Servicio. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se clasifican en:
Transporte
Turismo
Instituciones financieras
Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones)
Servicios privados (asesoría, ventas, publicidad, contable, administrativo)
Educación
Finanzas
Salubridad

Según la forma jurídica
Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus propietarios. Podemos distinguir:
Empresas individuales: si solo pertenece a una persona. Esta puede responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada, o sólo hasta el monto del aporte para su constitución, en el caso de las empresas individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma más sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de carácter familiar.
Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas. Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la sociedad comanditaria y la sociedad de responsabilidad limitada
Las cooperativas u otras organizaciones de economía social.

Según su dimensión
No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una empresa grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la empresa.

Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, número de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el número de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las empresas de la forma mostrada a continuación:
Microempresa: si posee 10 o menos trabajadores.
Pequeña empresa: si tiene un numero entre 11 y 50 trabajadores.
Mediana empresa: si tiene un número entre 51 y 250 trabajadores.
Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.

Según su ámbito de actuación
En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se pueden distinguir
Empresas locales
Regionales
Nacionales
Multinacionales
Transnacionales
Mundial

Según la titularidad del capital

Empresa privada: si el capital está en manos de accionistas particulares (empresa familiar si es la familia, empresa autogestionada si son los trabajadores, etc.)
Empresa pública: si el capital y el control está en manos del Estado
Empresa mixta: si la propiedad es compartida

Según la cuota de mercado que poseen las empresas
Empresa aspirante: aquélla cuya estrategia va dirigida a ampliar su cuota frente al líder y demás empresas competidoras, y dependiendo de los objetivos que se plantee, actuará de una forma u otra en su planificación estratégica.
Empresa especialista: aquélla que responde a necesidades muy concretas, dentro de un segmento de mercado, fácilmente defendible frente a los competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones de monopolio. Este segmento debe tener un tamaño lo suficientemente grande como para que sea rentable, pero no tanto como para atraer a las empresas líderes.
Empresa líder: aquélla que marca la pauta en cuanto a precio, innovaciones, publicidad, etc., siendo normalmente imitada por el resto de los actuantes en el mercado.
Empresa seguidora: aquélla que no dispone de una cuota suficientemente grande como para inquietar a la empresa líder.

ORGANIZACIÓN
Una empresa se podrá organizar, cuando define su intención de explotar alguna actividad económica y para esto selecciona un segmento de mercado que permita establecerse en el entorno como empresario.De acuerdo al sector económico en donde se determine su constitución, es allí, verdaderamente donde su naturaleza encontrará las condiciones propias de la empresa, es decir, explotar el sector primario de la economía, actividades como: La extracción de recursos, la agricultura, la ganadería y la pesca en su estado natural.
El engranaje de cadenas productivas, obliga a las empresas a transformar, la materia prima obtenida en el sector primario, por lo que le da a este sector secundario el carácter productivo, y de esta forma encontramos en este nivel, las empresas industriales.Como alguien tiene que promocionar y vender la producción del sector industrial y además ofrecer la prestación de los diferentes servicios, aquí encontramos las empresas del sector de comercio y servicios.

ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES

Las actividades que surgen en las organizaciones son muchas, lo cual obliga a aplicar los principios de la administración moderna, estas actividades las podemos mencionar tales como son: comprar materia prima, llevar cuentas, planeación del trabajo, manejo del recurso humano y su salud ocupacional, producción y venta de los productos, la prestación de servicios y atención al cliente; también se debe estar pendiente del mantenimiento de equipos, la seguridad hacia el interior y exterior de la empresa y el manejo efectivo de los recursos monetarios que tendrá a su disposición.
La estructura de toda empresa se obtendrá de acuerdo a la óptima clasificación que requiera, que se pueden agrupar generalmente en cuatro grandes áreas funcionales como son:
· El Área de Producción
· El Área Administrativa y Financiera
· El Área de Recursos Humanos
· El Área de Mercadeo y Ventas

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS

Concepto del Proceso Administrativo
Es la manera como el área administrativa de la empresa, aplica el manejo de un conjunto de actividades en forma sincronizada en sus diferentes niveles para alcanzar la visión, misión y objetivos trazados por los empresarios.
Elementos que lo componen:
· Planeación
· Organización
· Dirección
· Control

La Planeación
Es la base fundamental del proceso administrativo, ya que en ella la empresa predetermina las actividades a desarrollar y los resultados que se deben obtener en las operaciones de un futuro deseable, posible y probable.

Los elementos de una buena planeación para tener en cuenta son:1-Un Buen Diagnóstico:
Debe ser exacto y acertado para que nos muestre la realidad de las cosas, sin falsas expectativas y en un escenario real, ajustado a las actividades planificadas.Debe marcar el entorno interno y externo, de tal manera que se muestren en forma completa los alcances reales de la empresa.

Objetivos Bien Definidos:
Estos tienen que ser bien definidos y alcanzables en el tiempo estipulado en la fase de planeación. Por su duración, en el logro de resultados pueden ser a largo (mas de dos años), mediano (dentro de los dos años) y corto plazo (hasta por seis meses).
Uno de las grandes virtudes del principio administrativo, es la decisión de la dirección en establecer objetivos: claros, concretos, factibles, medibles y posibles de alcanzar en el tiempo estipulado por ella, para esto es necesario hacer un seguimiento oportuno y preciso del desarrollo de cada una de las actividades del plan.Una de las herramientas valiosas de la administración es la determinación de:
Que es lo que se va a hacer, DONDE lo va a hacer, QUIEN lo va a hacer, COMO lo va a hacer, CUANDO y en CUANTO tiempo se va a hacer. Ejemplo: La Empresa SISTEMAS FÁCILES; dedicada al ensamble, venta, mantenimiento y reparación de computadores, desea planificar una estrategia con el objetivo de aumentar sus ventas: Para ello la Dirección decide lo siguiente: Realizar un promoción la cual consta de:
En ventas de Computadores se efectuará el 10% de descuento, en Mantenimiento se efectuará el 50% de descuento, y en reparaciones por cada $100.000 en compras recibirá un bono por $30.000 para ser utilizado en otra compra. La estrategia está planificada para llevarla a cabo en su sede principal en la ciudad de Pereira, todo el personal de la empresa estará comprometido; desde el personal de ventas, servicio técnico hasta contabilidad donde se harán efectivos los descuentos. La promoción beneficiará a todos los clientes en general al solicitar algún producto o servicio. Finalmente la promoción estará vigente desde el día 15 de febrero de 2004 hasta el 05 de marzo de 2004.

La Organización:
El ordenamiento de todas y cada una de las áreas de la empresa es una de las funciones principales que le atañe a la administración en forma permanente, porque con ello es muy seguro lograr los resultados que se esperan.Para organizar se necesita saber utilizar los espacios, el tiempo, el trabajo, los recursos humanos y los recursos financieros.

El espacio:
Distribuir un área física de tal manera que cada cosa tenga su lugar preciso. (Dependencias)

El tiempo:
Programar cada actividad o tarea, que permita evacuar cada una de ellas con la oportunidad requerida por la administración

El trabajo:
El orden y la prioridad al que sea sometido un listado de tareas que se piensan desarrollar o ejecutar cotidianamente, le permiten a la administración la eficiencia y efectividad necesaria para cumplir con los objetivos propuestos.

El Recurso Humano:
La continuada subordinación como elemento esencial en el contrato laboral se convierte en una herramienta fundamental para la organización de las personas en las empresas, ya que desde su ingreso la persona sabe a que dependencia esta asignada y quien es su jefe inmediato, de quien debe recibir directamente las órdenes y a quien rinde cuentas de las tareas asignadas. (Persona dirigente)Las actividades, tareas o funciones asignadas a cada cargo es también otro elemento esencial de la ley de contratación laboral actual en nuestro entorno empresarial, por lo tanto las empresas diseñan y elaboran un manual en donde se le asignan funciones a cada cargo y la responsabilidad a cada persona que se compromete en la ejecución de las mismas.El respeto, la solidaridad, el comportamiento, el buen trato, la honestidad y otros valores cuando se practican por las personas para lograr los objetivos de la empresa, ofrecerían como resultado un ambiente laboral provechoso para la administración.(persona haciendo tareas)Una de las formas más comunes para la organización de las funciones y cargos en las empresas son los flujos de organización, conocidos también como organigrama funcional, en donde se determinan las líneas de mando y la unidad de dirección, sin importar la forma que el gráfico nos presente la estructura organizacional de la empresa.

Los Recursos Financieros:
La organización de como la dirección, distribuirá y aplicará los dineros destinados para cada actividad, es el ingrediente más efectivo para ejecutar todas y cada una de las actividades y tareas que componen el proceso administrativo.La asignación de recursos financieros, previamente planeados por centro de gastos y costos, permitirá el uso racional de ellos y por lo tanto la obtención de los resultados esperados en la operación, así mismo la colocación de esos recursos en el sitio correcto y con los rendimientos favorables, darán cumplimiento a sus compromisos y obligaciones contraídas por la empresa.

La Dirección
El liderazgo asumido por una persona, que mediante la coordinación y guía delega en otras personas: tareas, funciones y en particular, el trabajo para desarrollarlo con responsabilidad y cumplimiento motivadas, por alcanzar los objetivos como un equipo organizado.Para tener el reconocimiento como un líder dirigente, por lo menos se debe tener las siguientes cualidades personales a saber:

La Comunicación:
Comunicarse a cada momento con el equipo de trabajo, por las diferentes situaciones que se presentan a diario y que tienden a encontrar soluciones, para la toma de decisiones por parte de la dirección, es una de las habilidades más importantes que puede desarrollar un líder para ser exitoso. Se entiende que habrá una información que por algún motivo no debe salir de la dirección. Para esto, se utilizará los medios que estén a su alcance por ejemplo: Outlook, folletos, comunicación interna, circulares, reuniones, mesas de trabajo, videoconferencias, teléfonos y cualquier otro medio disponible en el momento.
Esto se logrará, si el líder se hace entender por las demás personas con quien se comunica y su mensaje es bien recepcionado; para lograrlo, la comunicación debe ser precisa y clara, direccionada a la persona indicada, permanente, muy sincera y respetuosa, motivando la asistencia y participación con puntualidad por parte del invitado. También podemos permitir que la comunicación sea interactiva, esto quiere decir que el mensaje puede ir en cualquier dirección por ejemplo de dirigido a dirigente y de dirigente a dirigido.
afectan el normal desarrollo de los procesos administrativos en los negocios, por esto vale mencionar por ejemplo:
· Los proveedores nacionales e internacionales, en que condiciones se encuentran para el abastecimiento de la materia prima para determinados periodos.
· Las otras empresas que se dedican a la misma actividad (competencia) no pueden dejarse sin observar su comportamiento en el mercado.
· Las nuevas tecnologías que recién salen como novedad en el mercado y que afectan la producción, la comunicación y otros sistemas afines en las áreas de la empresa.
· Los mercados nacionales e internacionales también afectan de alguna manera el quehacer diario de todo negocio.
· La importación y exportación de los productos.
· La atención oportuna y la calidad prestada a los clientes son también fundamentos para tener en cuenta en el entorno económico y en menor impacto el sector financiero, los servicios públicos, el transporte, las vías de comunicación, las legislaciones y otras situaciones que afectan el manejo interno de la empresa.

Áreas Funcionales:
La áreas funcionales están definidas en la empresa de tal manera que hay personas responsables por cada área y delegación de funciones en otras que logran constituir un equipo de trabajo, que buscando la sincronización y armonía en el desempeño se logran alcanzar los objetivos y metas propuestas en el plan.Las áreas las podemos establecer así:La gerencia es el núcleo de la responsabilidad total de la empresa y en donde se toman las decisiones definitivas en pro de la administración de la empresa
Mercadeo-Ventas y atención del cliente: Área encargada de generar la mayor fuente de ingresos al negocio.
Producción - Compras y Almacenamiento: Área estratégica financieramente para la ampliación de costos razonables y que
Le permiten a la empresa una mayor productividad para ser competitivos en los mercados nacionales e internacionales.
Gestión de Recursos Humanos: el elemento más importante de toda empresa a cualquier nivel ya que si se tiene alta preparación se alcanza la eficiencia y efectividad en los procesos internos y externos.
Logísticas: Área que permite el desarrollo tecnológico y la oportunidad en la obtención y entrega de elementos (materiales) y la comunicación fuente de desarrollo de toda empresa.
Sistema: Área que regula la organización y ordenamiento de una área en particular y de esta con todas las demás áreas para el encadenamiento funcional de la empresa.

INFORMACIÓN CONTABLE

HISTORIA

Los métodos utilizados para llevar a cabo la contabilidad y la teneduría de libros, creados tras el desarrollo del comercio, provienen de la antigüedad y de la edad media. La contabilidad de doble entrada se inició en las ciudades Estado comerciales italianas; los libros de contabilidad más antiguos que se conservan, procedentes de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitió el progreso de las técnicas contables en Oriente. El primer libro contable publicado fue escrito en 1494 por el monje veneciano Luca Pacioli. A pesar de que la obra de Pacioli, más que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de la contabilidad, sus libros sintetizaban principios contables que han perdurado hasta la actualidad.

La Revolución Industrial provocó la necesidad de adaptar las técnicas contables para poder reflejar la creciente mecanización de los procesos, las operaciones típicas de las fábricas y la producción masiva de bienes y servicios. Con la aparición, a mediados del siglo XIX, de las corporaciones industriales, propiedad de accionistas anónimos y gestionadas por profesionales, el papel de la contabilidad adquirió aún mayor importancia.
La teneduría de libros, parte esencial de cualquier sistema completo, ha ido informatizándose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez más, corresponde a los ordenadores o computadoras la realización de estas tareas. El uso generalizado de los equipos informáticos permitió sacar mayor provecho de la contabilidad utilizándose a menudo el término procesamiento de datos, y actualmente el concepto de teneduría ha caído en desuso.

INFORMACIÓN CONTABLE

La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o contabilidad externa y la contabilidad de costes o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los sindicatos y los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también tiene mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez (es decir, las posibilidades que tiene para obtener con rapidez dinero en efectivo) y su rentabilidad.
La contabilidad de costes estudia las relaciones coste-beneficio-volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política de capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económico-financiera de la empresa, la contabilidad de costes tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.
La información contable debe servir esencialmente para:Conocer los recursos, obligaciones y resultados de las operaciones de la empresa.
Apoyar a los usuarios de esta en la planeación, organización y administración de la actividad empresarial.
Evaluar la gestión de los administradores.Tomar decisiones de corto y largo plazo.Establecer las obligaciones con el estado.
Fijar operaciones de control.Evaluar el impacto social de la empresa.
La información contable debe tener cierto tipo de cualidades que satisfagan las necesidades de los usuarios, esta debe ser comprensible, útil, clara, pertinente, confiable, oportuna, neutral, verificable, comparable y debe representar fielmente los hechos económicos de la empresa.

IMPORTANTE
Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externos debidamente fechados y autorizados por los responsables de su elaboración.Normas básicas que contienen la información contable:

Ente económico: Este es la empresa, tiene que ver con la actividad económica organizada como una unidad, respecto del cual se controlan los recursos. Debe distinguirse y definirse como un ente diferente de los otros.

Continuidad: La empresa debe especificar la duración de funcionamiento y operación, si no fuera así debe expresarse en las notas.

Una entidad puede llegar a cerrar cuando: Obtiene perdidas continuas, deficiencias en el capital de trabajo o flujos negativos de caja.Incumple obligaciones, no puede acceder al crédito y constantes refinanciaciones.Se le imponen sanciones jurídicas, huelgas o imprevistos naturales.

Unidad de medida: Todos los recursos y hechos económicos deben expresarse en una misma unidad de medida entendido como la moneda funcional de cada país en el cual opera la empresa.

Periodo: La empresa debe preparar estados financieros durante su existencia. Según las disposiciones legales las entidades deben presentar esta información por lo menos una vez al año.

Medición y Valuación: Todos los hechos económicos deben ser cuantificados en la unidad de medida y según las disposiciones legales de cada país, establecer los criterios de valuación, en este caso tenemos: El valor histórico es el que representa el importe original consumido en el momento de la realización de un hecho económico.
El valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo o en su equivalente, que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para liquidar una obligación en la actualidad.
El valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo.
El valor presente o descontado es el que representa el importe actual de las entradas o salidas netas que generaría un activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada.
Los estados financieros son el medio principal de suministro de información contable a quienes no tienen acceso a los registros de una empresa.
Esencia sobre forma: Los hechos económicos deben ser reconocidos de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.

Realización: Solo se pueden reconocer hechos económicos realizados. Esto quiere decir que el hecho pueda comprobarse, como consecuencia de transacciones o eventos pasados en el cual se tendrá un cambio en los recursos o se presenta un sacrificio económico.

Asociación: Se deben asociar con los ingresos de cada periodo los costos y los gastos, puesto que estos son los que realmente dan la certeza de los beneficios o los sacrificios económicos.

Mantenimiento del patrimonio: Se entiende que la empresa obtiene utilidades por su operación, es por ello que se debe hacer una evaluación del patrimonio financiero (aportado) y del patrimonio físico (operativo).
Revelación plena: El ente económico debe informar en forma completa toda la información arrojada por la actividad económica para que esta sea evaluada y analizada correctamente para así precisar la situación financiera, los cambios en el patrimonio, el resultado de las operaciones y la capacidad para generar flujos positivos de efectivo.
Importancia relativa o materialidad:
Un hecho económico se considera material cuando su conocimiento o desconocimiento puede alterar sustancialmente las decisiones de los usuarios de la información.
Al preparar los estados financieros, la materialidad se debe determinar con la relación que esta tenga con el activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio según corresponda.

Prudencia: Cuando no se puedan medir de manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por la posibilidad que tenga menos posibilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

Practica de la actividad: Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones impuestas por las características y prácticas de cada actividad.
NOTA: Este artículo esta basado en las disposiciones dadas en el decreto 2649 de diciembre de 1993 en el cual se regulan las normas contables y la información generada para la consolidación financiera de las empresas en Colombia.
Aunque las leyes pueden cambiar de un país a otro, la normatividad esta basada en los mismos principios generalmente aceptados para toda la profesión contable.

CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

El principal propósito que persigue la contabilidad es preparar información contable de calidad. Para que esta calidad se dé, deben estar presentes unas series de características que le dan valor como son: utilidad, confiabilidad y provisionalidad.
Utilidad: La característica de utilidad se refiere en que la información pueda efectivamente ser usada en la toma de decisiones de los usuarios, dado que es importante y que ha sido presentada en forma oportuna.
La utilidad es la calidad de adecuar la información contable al propósito del usuario. La utilidad de esta información esta en función de su contenido informativo y de su oportunidad.
El contenido informativo se refiere básicamente al valor intrínseco que posee dicha información. Y esta compuesto por las siguientes características:

Significación: Esta característica mide la capacidad que tiene la información contable para representar simbólicamente con palabras y cantidades, la entidad y su evolución, su estado en diferentes puntos en el tiempo y los resultados de su operación.

Relevancia: La cualidad de seleccionar los elementos de la información financiera que mejor permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella para lograr sus fines particulares.

Veracidad: La cualidad de incluir en la información contable eventos realmente sucedidos y de su correcta medición de acuerdo con las reglas aceptadas como válidas por el sistema.

Comparabilidad: La cualidad de la información de ser cotejable y confrontable en el tiempo por una entidad determinada, y válidamente confrontable dos o más entidades entre si, permitiéndose juzgar la evolución de las entidades económicas.

Oportunidad: Esa cualidad de la información se refiere a que esta llegue a mano del usuario cuando el pueda usarla para tomar decisiones a tiempo para lograr sus fines.

Confiabilidad: La característica de la información contable por la que el usuario la acepta y la utiliza para tomar decisiones. La confianza que el usuario de la información contable le otorga requiere que la operación del sistema sea: Estable, Objetivo y Verificable.

Estabilidad: La estabilidad del sistema indica que su operación no cambia en el tiempo y que la información que produce sea obtenida aplicando la misma regla para captar los datos, cuantificarlos y presentarlos, a esta característica se le conoce también como consistencia.

Objetividad: Esta característica implica que las reglas bajo las cuales fue generada la información contable no ha sido deliberadamente distorsionada y que la información representa la realidad de acuerdo con dichas reglas.

Verificabilidad: Esta característica permite que puedan aplicarse pruebas al sistema que generó la información contable y obtener el mismo resultado.

CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Son los atributos que proporcionan a la información contenida en los estados financieros, la utilidad para sus usuarios.
Normas Internacionales de Contabilidad como de las Normas colombianas contempladas en el Decreto 2649 del 93.

Mientras que en la norma colombiana, la información es útil cuando es pertinente, en la N.I.C se denota que este concepto es un poco desplazado por uno mas general, es decir por el de la relevancia, el cual nos encamina hacia la norma básica de la importancia relativa o materialidad donde muestra que algún error o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios, por ende se necesita tener cuidado con el manejo de la información contable, por esto la Norma internacional formula unas obligaciones relativas a la relevancia y confiabilidad de la información contable las cuales son:

a. oportunidad: ejercer un equilibrio en este aspecto, ya que si la información es muy anticipada, perjudica su confiabilidad, mientras que si se presenta a destiempo pierde peso para ser tomada como base para la toma de decisiones.

b. Relación costo-beneficio: los costos incurridos para obtener la información contable no pueden exceder los beneficios, aunque esta medición solo puede plantearse mediante juicios de valor.

c. Balance de características cualitativas: establecer un equilibrio apropiado entre las características cualitativas, para cumplir el objetivo de los estados financieros.

d. Presentación veraz de la información financiera: reflejo fiel de la información financiera tomada de hechos ocurridos realmente.

Para examinar este aspecto de la norma internacional debemos remitirnos a lo que en la norma se define representación fiel, que no es mas que representar fielmente los hechos económicos que se presenten, en forma real, algo similar a lo que la norma colombiana menciona como revelación plena, donde se debe revelar todo lo necesario para comprender la situación financiera de la empresa, la que a su vez nos permite hacer uso de las notas de contabilidad, las cuales nos aclaran los hechos en forma fiel. Por otro lado, la información debe ser neutral, es decir; libre de todo perjuicio o manipulación que permita errores en la producción de esta información, en decremento de la confiabilidad de esta.
La prudencia se contradice con la esencia sobre forma, pero la norma internacional junto con el decreto 2649 dan fuerza a la aplicación de esta norma básica solo cuando se esté frente a dos valores diferentes para escoger uno.
En este aspecto son contrarias las dos normas, ya que la norma colombiana no trata profundamente la diferencia entre comparabilidad y uniformidad, además en el titulo 1, capitulo IV, sección 1, articulo 31 da una alternativa para preparar los estados financieros sobre una base de contabilidad diferente de los principios generales de contabilidad generalmente aceptados exigiendo solamente que estos sean sobre bases comprensivas; un ejemplo de estas son:
· Las bases de las declaraciones tributarias
· Las utilizadas en la contabilidad de caja
· Las formuladas por las entidades que ejercen vigilancia y control sobre la empresa.

Caso contrario a la norma internacional la cual enfatiza que la medida y la presentación del efecto financiero de similares transacciones y otros sucesos deben ser llevadas a cabo de una manera coherente para diferentes empresas, igualmente no permite elaborar estados financieros sobre bases comprensibles de contabilidad como las mencionadas anteriormente, según el titulo IV Art. 48 del proyecto de Ley por medio de cual se ajustan a estándares internacionales las normas Colombianas relacionadas con la contabilidad, auditoria, contaduría y revisoría fiscal donde estipula que las normas internacionales prevalecerán sobre las tributarias y ese organismo de control deberá ajustarse a esa norma ocasionando así fuertes implicaciones en la política fiscal de la nación, o a lo que podríamos nombrar la estrategia de la nación para captar recursos.

REGLAMENTOS Y PATRONES

La contabilidad está muy bien delimitada y suele proceder con unos métodos y técnicas muy bien definidas. Por ello, muchos países (como Estados Unidos, España o México) cuentan con un Plan General o Manual Contable que permite adecuar la contabilidad a las nuevas técnicas empresariales y que se desarrollen de manera homogénea las distintas técnicas contables alternativas. Esto debe responder a los cambios socioeconómicos, a la evolución de las leyes y a la aparición de nuevas técnicas de producción y comercialización. Sin embargo, lo que no se ha conseguido es la creación de un cuerpo teórico homogéneo para el desarrollo de la contabilidad en un plano internacional, por lo que existen importantes diferencias entre la información que proporciona la contabilidad de las empresas en un país con la que se puede obtener en otro distinto. Estas diferencias dificultan en sumo grado las comparaciones de empresas a escala internacional.

LA CONTABILIDAD, HECHO ECONOMICO Y LOS PERIODOS

CONCEPTO DE CONTABILIDAD

proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación de la entidad. La teneduría de libros se refiere a la elaboración de los registros contables, por lo que es la que permite obtener los datos, ajustados a principios contables, utilizados para evaluar la situación y obtener la información financiera relevante de una entidad.

Cuando se lleva a cabo una contabilidad personal se suele utilizar un sistema simple mediante el cual se van registrando las cantidades de los gastos en columnas. Este sistema refleja la fecha de la transacción, su naturaleza y la cantidad desembolsada. Sin embargo, cuando se lleva a cabo la contabilidad de una organización, se utiliza un sistema de doble entrada: cada transacción se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posición financiera de la empresa y sobre los resultados que ésta obtiene. La información relativa a la posición financiera de una empresa se refleja en el llamado balance, mientras que los resultados obtenidos aparecen desglosados en la cuenta de pérdidas y ganancias.

HECHO ECONÓMICO

Surgimiento del concepto de desarrollo. Preguntas del debate actual. El constante incremento del acervo científico de todas las disciplinas permite, por una parte, obtener una visión más completa del mundo y sus leyes, y por otra, contribuye a la generalización y aparición de nuevos conceptos. Es por esta razón que los objetivos de las políticas económicas han ido cambiando a lo largo de la historia en dependencia del desarrollo social de cada momento concreto, el cual, a su vez, ha contribuido a la generalización del sistema de leyes y categorías utilizado en esta disciplina de las Ciencias Sociales. Tal es el caso de los conceptos economía, desarrollo y medio ambiente, los cuales han sufrido un proceso de fusión en las últimas décadas que ha dado lugar al de Desarrollo Sostenible, cuya verdadera dimensión e impacto, tanto para el Tercer Mundo como para el mundo desarrollado, puede obtenerse cabalmente a partir de la evolución de la concepción del hecho económico del cual se deriva.

PERIODO CONTABLE

como uno de los principios de Contabilidad considerados por nuestra legislación, se refiere a que las operaciones económicas de una empresa se deben reconocer y registrar en un determinado tiempo, que por regla general es de un año, que va desde el 01 de enero a 31 de diciembre, aunque se puede también trabajar con periodos de tiempo diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc.
Este principio supone que las operaciones económicas, así como los efectos de ellas derivados, se contabilizan de forma tal que se correspondan con el período económico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con claridad el período a que éstas corresponden y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio económico.
El existir el periodo contable, nos permite medir el desempeño de la empresa al compararlo con otros periodos. El periodo contable permite que se cumpla uno de los principales objetivos de la contabilidad que es su utilidad. La información contable es útil cuando permite ser comparada, y es el periodo contable el que permite esa comparación. Es la comparación la que permite analizar la información contable, para con base a ella tomar las decisiones económicas y financieras.
Como se puede ver, el periodo contable es mucho mas importante de lo que en principio parece, tiene un connotación de suma importancia al permitir que mediante la Contabilidad se pueda determinar la realidad económica y financiera de una empresa, en cuanto permite hacer los análisis comparativos que luego de conocer la realidad de la empresa, permite proyectarla con base a los antecedentes que precisamente gracias a comparabilidad que permite el periodo contable. El periodo contable facilita el proceso de diagnostico y análisis de los resultados económicos en cuanto posibilita el estudio de su comportamiento.

El periodo contable también es aplicado a lo relacionado con impuestos, en donde existe el periodo fiscal, el cual corresponde generalmente al mismo periodo contable, el cual también es regido por los mismos principios.
Los ingresos, gastos e impuestos deben registrarse en el período económico en que ocurren. Claro esta que esto no impide que en el caso que existan errores, estos no se puedan corregir. La corrección se hará haciendo los respectivos ajustes en el año o periodo en que se adviertan; en ningún momento se puede hacer las modificaciones en los periodos en que estos errores ocurrieron, puesto que significaría también corregir los periodos siguientes.
Los ingresos, gastos e impuestos de períodos anteriores no registrados en su oportunidad deben contabilizarse en cuentas independientes a las de las correspondientes al período económico en que se detecten, esto para dejar en claro que es lo que corresponde a un periodo y que al otro para no desfigurar los resultados que pueden afectar el análisis y estudios que se hagan.
Cuando nos referimos que el periodo contable es por lo general de un año, significa que no siempre debe ser ese lapso de tiempo, puesto que se puede dar el caso de las empresas que inician operaciones dentro del año, caso el cual, el periodo será desde la fecha en que se iniciaron operaciones hasta el 31 de diciembre el respectivo año. Igual sucede con las empresas que se liquidan dentro del mismo año, en cuyo caso periodo tanto contable como fiscal corresponden desde el 1 de enero hasta la fecha en que se realiza la liquidación del ente.

En el campo fiscal, existen diferentes periodos dependiendo el impuesto. En Colombia, el impuesto de renta tiene un periodo anual, el impuesto sobre las ventas (Iva) es bimensual, el Impuesto de industria y comercio en la mayor parte de los municipios es bimensual, el Gravamen a los movimientos financieros se presenta semanal, la retención en la fuente es de periodo mensual.
Existen otros tipos de periodos diferentes al contable y al fiscal que son de gran utilidad para el seguimiento, estudio y análisis de diferentes aspectos como el crecimiento económico, que por lo general se registra cada trimestre, el comportamiento de la inflación, la devaluación, el desempleo, etc.

PERIODO FISCAL

es el lapso de tiempo sobre el cual se debe reportar la información relacionada con los diferentes impuestos.
Cada impuesto tiene su propio periodo, el cual es independiente del periodo de cualquier otro impuesto.
En el impuesto de renta, por regla general el periodo es de un año, contado desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre.
En los casos en que se liquida la empresa, el periodo fiscal en el impuesto de renta va desde el 01 de enero hasta la fecha en que se liquide la empresa.
Cuando la empresa ha sido creada durante el año, el periodo fiscal del impuesto de renta será entre la fecha de constitución de la empresa hasta el 31 de diciembre del mismo año.
El decreto 187 de 1975, establece que los términos año o periodo gravable, ejercicio gravable, periodo o ejercicio impositivo o fiscal, son términos equivalentes.
En el impuesto a las ventas, el periodo es de dos meses (Enero-Febrero, Marzo-Abril, Mayo-Junio, Julio-Agosto, Septiembre-Octubre, Noviembre-Diciembre).
En la retención en la fuente, que no es un impuesto sino un cobro anticipado de un impuesto, que bien puede ser el impuesto de renta o el impuesto a las ventas, el periodo es mensual, es decir dese el primer día del mes hasta el último día.
Por cada periodo fiscal se debe presentar una declaración tributaria, ya sea la declaración de renta y complementarios, de Iva o de retención en la fuente.

Las declaraciones se deben presentar por cada periodo fiscal, así durante el respectivo periodo no se hayan realizado operaciones económicas, casos en los que las declaraciones deben ser presentadas con valores en cero.
El no presentar las declaraciones cuando no ha habido movimientos, implica que el contribuyente puede ser objeto de una sanción por no declarar, o que debe declarar posteriormente de forma extemporánea, debiendo pagar la respectiva sanción.
En el impuesto de industria y comercio, por ser este un impuesto territorial, cada municipio define el periodo en que se debe declarar el impuesto o la retención en la fuente por Ica, el cal no puede ser superior a un año entendido este como el lapso de tiempo entre el 01 de enero hasta el 31 de diciembre.

PERIODOS DE COSTOS

La información requerida por la empresa se puede encontrar en el conjunto de operaciones diarias, expresada de una forma clara en la contabilidad de costos , de la cual se desprende la evaluación de la gestión administrativa y gerencial convirtiéndose en una herramienta fundamental para la consolidación de las entidades.
Para suministrar información comprensible, útil y comparable, esta debe basarse en los ingresos y costos pasados necesarios para el costeo de productos, así como en los ingresos y los costos proyectados para la toma de decisiones.
Los datos que necesitan los usuarios se pueden encontrar en un "Pool" de información de costos y se pueden clasificar en diferentes categorías según:
Los elementos de un producto.La relación con la producción.La relación con el volumen.La capacidad para asociarlos.El departamento donde se incurrieron.Las actividades realizadas.El periodo en que se van a cargar los costos al ingreso.La relación con la planeación, el control y la toma de decisiones.A continuación se presentan los aspectos más importantes y relevantes que fundamentan la información en la contabilidad de costos.