DOCUMENTACIÓN CONTABLE Y NO CONTABLE

DOCUMENTACIÓN CONTABLE

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:
° En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
° Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
° Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
° Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
Utilidad
Son una constancia de las operaciones realizadas.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE Y NO CONTABLE

a) Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
b) Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
Documentos que se archivan y generan registros:
° Factura
° Nota de Débito
° Nota de Crédito
° Ticket
° Recibo
° Pagaré
° Cheque
° Nota de Crédito Bancaria
° Documentos que sólo se archivan:
° Orden de Compra
° Nota de Venta
° Remito
° Resumen de Cuenta
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).

Nota de pedido o de compra
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

Nota de ventas
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es emitida por duplicado. Este documento no origina registros contables.

Remito
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala sección facturación para que proceda ala emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas. Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada.
No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se emiten sin valores

Ticket
Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por operaciones de contado o en cuenta corriente. Los ticket sólo pueden ser emitidos por máquinas registradoras (o controladores fiscales) autorizadas a funcionar por la AFIP.

Factura
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal

Nota de débito
Llámase así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.
Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes:
En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.
En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.
Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito.
Las causas que generan su emisión pueden ser:
° Error en menos en la facturación.
° Intereses.
° Gastos por fletes.
° Gastos bancarios, etc.
La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un documento registrable.

Nota de crédito
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación.
Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos:
° Error en más en la facturación.
° Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.
° Devolución de mercaderías.
La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.

Cheque
Llámase cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.
Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.
Modos de extender un cheque.
a) al portador
b) a favor de una persona determinada, con la cláusula "a la orden o sin ella".
c) a favor de una persona determinada, con la cláusula "no a la orden u otra equivalente".

Requisitos del Cheque
Los elementos que debe contener:
° La denominación "cheque" inserta en su texto, en el idioma empleado para su redacción.
° Un número de orden impreso en el cuerpo del cheque.
° La indicación del lugar y de la fecha de creación.
° El nombre de la entidad financiera girada y el domicilio de pago.
° La orden pura y simple de pagar una suma determinada de dinero, expresada en letras y números, especificando la clase de moneda. Cuando la cantidad escrita en letras difiriese de la expresada en números, se estará por la primera.
° La firma del librador.

Cheque Documento literal que contiene
° Orden incondicional de pago
° Dada por una persona (Librador)
° A una Institución de crédito (Librado)
° De pagar a la vista
° A un tercero o al portador (Beneficiario), Una cantidad de dinero.

Requisitos para el Libramiento
° Solo se libra contra una institución de crédito
° Solo puede librar la persona que tenga celebrado un contrato de depósito de dinero a la vista en cuenta corriente de cheques, con el banco librado
° Solo se puede librar cuando el librador tenga fondos suficientes en su cuenta.

Tipos de Cheques
a) Cruzado
Cheque nominativo cruzado en su adverso por dos líneas paralelas las cuales indican que ese cheque sólo puede ser cobrado por otra institución de crédito.
Cruzamiento General. entre líneas no se anota la denominación de ninguna institución de crédito y puede depositarse en cualquier banco.
Cruzamiento Especial. Entre líneas va el nombre de una institución de crédito y solo puede cobrarse por ésta.
El efecto principal de este tipo de cheque es la imposibilidad de transmitirlo por endoso, y sólo puede ser pagado a la persona a cuyo favor se libra.

b) Para abono en Cuenta
Cheque nominativo en el que se anota dicha cláusula, que prohíbe al banco el cheque en efectivo y solo puede recibirlo para abono en cuenta.
El cheque no es negociable a partir de la inserción de la cláusula

c) Certificado
El librador de un cheque nominativo le solicita al banco librado, al momento de expedir el cheque que lo certifique, declarando que existen fondos suficientes para cubrir el importe.
Es una anotación del banco en el cheque, firma o por los autorizados para ello
No es negociable, solo puede endosarse a una institución de crédito para su cobró.
El girado puede certificar un cheque a requerimiento del librador o de cualquier portador, debitando en la cuenta sobre la cual se lo gira la suma necesaria para el pago.
El importe así debitado queda reservado para ser entregado a quien corresponda y sustraído a todas las contingencias que provengan de la persona o solvencia del librador, de modo que su muerte, incapacidad, quiebra o embargo judicial posteriores a la certificación no afectan la provisión de fondos certificada, ni el derecho del tenedor del cheque, ni la correlativa obligación del girado de pagarlo cuando le sea presentado.
La certificación no puede ser parcial ni extenderse en cheques al portador. La inserción en el cheque de las palabras "visto", "bueno" u otras análogas suscriptas por el girado significan certificación.
La certificación tiene por efecto establecer la existencia de una disponibilidad e impedir su utilización por el librador durante el término por el cual se certificó.

d) De Caja
Instrumento de pago mayor para beneficiario respecto a la existencia de fondos, que solo la puede expedir una institución de crédito a su propio cargo. Es nominativo y no negociable

e) De Viajero
Igual que un cheque nominativo. Emitido por la oficina matriz de un banco a sus propio cargo y luego es vendido por sucursales. Agencias del banco

f) De Ventanilla
Cheque de emergencia puesto al servicio de los cliente del banco
Cuando necesita retirar fondos una cuenta habiente de su cuenta y no tiene chequera la sucursal libra un cheque de ventanilla para prestárselo.

g) Posfechados
Se inserta una fecha posterior a la que se libra, pretendiendo acentuar al tomador que no habrá fondos si no hasta ese día que aparece en el texto.

h) De pago Diferido
Es una orden de pago librada a días vista, a contar desde su presentación para registro en una entidad autorizada, contra la misma u otra en la cual el librador a la fecha de vencimiento debe tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto, dentro de los límites de registro que autorice el girado.
Sin perjuicio de las responsabilidades en que incurra por el derecho común, bajo ninguna circunstancia el girado será responsable si el cheque no es pagado a su vencimiento. Ni el registro del cheque, ni la determinación de límites de registro generan responsabilidad.
El girado puede avalar el cheque de pago diferido.
El cheque de pago diferido deberá contener las siguientes enunciaciones esenciales en formulario similar, aunque distinguible, del cheque común:
° La denominación "Cheque de pago diferido", claramente inserta en el texto del documento.
° El número de orden impreso en el cuerpo del cheque.
° La indicación del lugar y fecha de su creación.
° El plazo, no menor a treinta (30) días y no mayor de trescientos sesenta (360) días, en el que será pagado con posterioridad a su presentación a registro a una entidad autorizada, que seguirá a la expresión impresa: "Páguese a los... días de su presentación a una entidad autorizada".
° El nombre del girado y el domicilio de pago.
° La persona en cuyo favor se libra, o al portador.
° La suma determinada de dinero, expresada en números y letras, que se ordena pagar por el inc. 4 del presente artículo.
° El nombre del librador, domicilio, identificación tributaria o laboral o de identidad, según lo reglamente el Banco Central de la República Argentina.
° La firma del librador. Sólo se podrán utilizar sistemas electrónicos o de reproducción cuando expresamente lo autorice la entidad Bancaria.

i) Cheque para acreditar en cuenta
El librador, así como el portador de un cheque, pueden prohibir que se lo pague en dinero, insertando en el anverso la mención "para acreditar en cuenta".
En este caso, el girado sólo puede liquidar el cheque mediante un asiento de libros. La liquidación así efectuada equivale al pago. La tacha de la mención se tendrá por no hecha.
El girado que no observase las disposiciones precedentes responderá por el perjuicio causado hasta la concurrencia del importe del cheque.

j) Cheque imputado
El librador, así como el portador de un cheque pueden enunciar el destino del pago insertando al dorso o en el añadido y bajo su firma, la indicación concreta y precisa de la imputación.
La cláusula produce efectos exclusivamente entre quien la inserta y el portador inmediato, pero no origina responsabilidad para el girado por el cumplimiento de la imputación. Sólo el destinatario de la imputación puede endosar el cheque y en este caso el título mantiene su negociabilidad.
La tacha de la imputación se tendrá por no hecha.

k) Cheque con la cláusula "NO NEGOCIABLE"
Art. 50: El librador, así como el portador de un cheque, pueden insertar en el anverso la expresión "no negociable". Estas palabras significan que quien recibe el cheque no tiene, ni puede transmitir más derechos sobre el mismo que los que tenía quien lo entregó.

Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
Este documento tiene importancia:
° Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.
° Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos, y para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.
Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.

Pagaré
Documento Literal o Titulo de valor o Instrumento Financiero, documento escrito mediante el cual una persona
(Emisor) Se compromete a pagar a otra persona (El Beneficiario) Una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada.
Los pagares pueden ser al portador o endosables es decir, que se pueden transmitir de un tercero los pagares pueden emitirlos los individuos particulares de empresas o estados.
Personas que Intervienen en el Pagaré
a) Librador es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura fija o determina dable.
b) El Beneficiario o Tenedor, es aquel cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada en el pagare
c) El Fiador o Avalista. La persona que garantiza el pago del pagare.

Requisitos del pagaré
a) La mención de ser pagare, inserta en el texto del documento
b) La promesa incondicional de pagar una determinada de dinero
c) El nombre de la persona a quien debe hacerse el pago
d) El lugar y la época del pago
e) La fecha y el lugar en que se suscriba el documento
f) La firma del suscritor o de la persona que firme a su ruego o en su nombre

Acciones cambiarias en el pagaré
a) Directa:
Se da contra el suscriptor y el aval, si existe: prescribe en tres años, contados apartar del vencimiento
b) De regreso:
Se ejercita en contra de los demás signatarios del pagaré para el caso de que hubiese circulado por endoso en propiedad o cesión ordinaria.
c) Caducidad en la acción cambiaria:
° Por no haberse presentado el pagaré para su pago en el lugar y dirección señalados
° Por no haberse presentado en tiempo
° Por no haberse levantado el protesto
° Por no haber ejercitado la acción dentro de los tres meses que sigan a la fecha del protesto
° Por no haber ejercitado la acción dentro de los tres meses que signa a la fecha en que alguno de los obligados hubiere liquidado el pagaré
° Por haber prescrito la acción directa o porque haya de prescribir dentro de los 3 meses siguientes.
La acción cambiaria de regreso en el pagaré prescribe en tres años, contados a partir de la fecha de vencimiento o de la terminación del plazo legal de presentación de los pagarés suscritos a la vista.
Las acciones causales y de enriquecimiento ilegítimo, son iguales que en la letra de cambio. Esta última acción se da contra el suscriptor en el año contado a partir de la fecha en que se extinguió la acción cambiaria contra suscriptor.
° Si el pagare no menciona la fecha de su vencimiento, se considera pagadero a la vista, si no indica el lugar de su pago, se tendrá como tal el del domicilio del que lo suscribe
° Los pagares exigibles a cierto plazo de la vista deben ser presentados dentro de los 6 meses que sigan a su fecha, la presentación solo tendrá el efecto de fijar la fecha del vencimiento y se comprobara. Si el suscriptor omitiera la fecha de la vista podrá consignarla el tenedor.
° El pagare domiciliado debe ser presentado para su pago a la persona indicada como domiciliario y, a falta de domicilatario designado, al suscriptor mismo, en el lugar señalado como domicilio.
° El Protesto por falta de pago debe levantarse en el domicilio fijado en el documento, y su omisión cuando la persona que haya de hacer el pago no sea el suscriptor mismo, producirá la caducidad de las acciones que por el pagaré competan al tenedor contra los endosantes y contra el suscriptor
° Salvo ese caso, el tenedor no esta obligado, para conservar sus acciones y derechos contra el suscriptor, ni a presentar el pagaré a su vencimiento, ni a protestarlo por falta de pago.
° El importe del pagaré comprenderá los réditos caídos, el descuento del pagaré no vencido se calculara al tipo de interés pactado en este, o en su defecto al tipo legal, y los intereses moratorios se computarán al tipo estipulado para ellos; a falta de esa estipulación, al tipo de rédito fijado en el documento, y en defecto de ambos, al tipo legal.
* El suscriptor del pagaré se considera como aceptante para todos los efectos de las disposiciones.

Letra de cambio
Es un documento literal que contiene una orden incondicional de pago dada por una persona llamada girado, para que pague a la orden de un tercero llamado beneficiario, cierta cantidad de dinero en la fecha y lugar señalados en el documento

Resumen de cuenta
Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la finalidad de:
Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de Cuenta con el que surge de sus propios registros.
Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.

Giro Bancario
Orden de pago de sucursal a sucursal o sucursal corresponsal de pagar a una persona en otro lugar.
a) Plazos de presentación para pagos:
° Dentro de 15 días a partir de su fecha si son pagaderos en el mismo lugar de expedición
° Dentro de 1 mes si es expedido y pagadero en diversos lugares del territorio nacional
° Dentro de 3 meses, si fue expedido en el extranjero y pagadero en territorio nacional
° Dentro de 3 meses, si es expedido en territorio nacional y pagadero en el extranjero

b) Acciones directas
° Contra el librador y sus avalistas
° Prescribe en 6 meses contados
° Desde que termine el plazo de presentación del último tenedor del documento
° Desde que el día siguiente en que se pague el cheque, la de los endosantes y la de los avalistas
Caduca por:
° No protestar el cheque por falta de pago
° No haber presentado el cheque a su cobro dentro de los plazos legales siempre y cuando se demuestre que durante el terminó hubo fondos suficientes para pagarlos.

c) Acciones de regreso
° Contra los endosantes anteriores del cheque y sus avalistas
° Prescribe en 6 meses contador a partir
° Desde que termine el plazo de presentación del último tenedor del documento
° Desde el día siguiente en que se pague el cheque, la de los endosantes y la de los avalistas
Caduca por:
° No protestar el cheque por falta de pago
° No haber presentado el cheque a su cobro, No protestar el cheque por falta de pago.
° A pesar e que no haya habido fondos suficientes durante los plazos de presentación
NOTA: La vía de regreso como la directa caduca.