REGISTRO EN LIBROS, NORMATIVIDAD LEGAL Y PROHIBICIONES

REGISTRO EN LIBROS

El registro de libros se hace en:

El libro de inventario y balances
El libro de diario
Libro mayor y los auxiliares son:
Auxiliar de caja
Auxiliar de bancos
Auxiliar de clientes
Auxiliar de proveedores
Auxiliar de gastos
Auxiliar de comercio al por mayor y menor
Auxiliar de mercancias

NORMATIVIDAD LEGAL

En la actualidad existe un marco legal que rige la aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados. De acuerdo a la Ley General de Sociedades, el Código Civil y el Código Penal, existen responsabilidades civiles y penales para los gestores, directores, gerentes y administradores, cuando no presentan información fidedigna.

1) . En la Ley General de SociedadesEn la sección sexta del libro segundo artículo 223 de la Ley General de Sociedades, regula los procedimientos a seguirse finalizado el ejercicio en lo correspondiente a los Estados Financieros de la empresa y la aplicación de utilidades de la misma.
El texto del articulo 223 es el siguiente:” Los estados Financieros se preparan y presentan de conformidad con las disposiciones legales sobre la materia y con principios de contabilidad generalmente aceptados en el país. ”
El Dr. Julio Panez Meza [1] indica que se deben tener las siguientes consideraciones al momento de analizar el articulo de la Ley General de Sociedades indicado en el parrafo anterior:

Sobre las disposiciones legales:
1.1) . Para la preparación de estados financierosDebe de hacerse tomando en cuenta las siguientes disposiciones legales:a) Leyes de Carácter Societariob) Leyes de Carácter Tributarioc) Leyes referidas a contribuciones socialesd) Otros dispositivos legales
1.2) . Para la presentación de estados financierosConforme a la Resolución CONASEV 103-99-EF/94.10 de aplicación obligatoria a partir del ejercicio 2000, se tiene el Reglamento para la preparación de información financiera, los cuales sirven de base para la presentación de la información financiera de las empresas.

2) . Resolución 013-98-EF/93.01 del Consejo Normativo de ContabilidadEl articulo 223 de la Ley General de Sociedades se refiere a los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados (PCGA); en tal sentido el 21 de julio de 1998 se publico la resolución 013-98-EF/93.01 la cual precisa que el termino Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados se refiere a:
a) Normas Internacionales de Contabilidad oficializadas mediante Resoluciones del Consejo Normativo de Contabilidadb) Normas establecidas por organismos de supervisión y control (SBS, Conasev, etc.) para las entidades de sus áreas y siempre que dichas normas se encuentren dentro del marco teórico en el que se apoyan las normas internacionales de contabilidad.
Asimismo, se ha establecido que excepcionalmente y en circunstancias en que determinados conocimientos operativos contables no esten normados por el Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (Organismo encargado de la emisión de las Normas Internacionales de Contabilidad)se podrán emplear los principios de contabilidad aplicados en los estados unidos (USGAAP - United States Generally Accounting Aceptied Principles).
Los USGAAP son los principios de contabilidad generalmente aceptados en Estados Unidos y por experiencia se sabe que las Normas Internacionales de Contabilidad nacen como una consecuencia de ellos; por eso a falta de un pronunciamiento no contemplado en alguna NIC, debe emplearse el criterio seguido por las USGAAP.

3) . La Ley del Impuesto a la RentaEl articulo 33 del reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta Decreto Supremo 123-94-EF señala lo siguiente:
“La contabilización de operaciones bajo principios de contabilidad generalmente aceptados, puede determinar por la aplicación de las normas contenidas en la Ley, diferencias temporales y permanentes en la determinación de la renta neta. En consecuencia, salvo que la Ley o reglamento condicione la deducción al registro contable, la forma de contabilización de las operaciones no originara la perdida de una deducción.”
De lo anterior, podemos indicar que al momento de efectuar el registro de las operaciones existen dos tratamiento el contable y el tributario. Cada uno con normas especificas.
El impuesto a la Renta que debe de registrarse contablemente se determinara de acuerdo con la NIC 12 Impuesto a la Renta, considerando que hay diferencias permanentes y temporales por la aplicación de los principios contables frente a las normas tributarias

4) . Responsabilidad por la no aplicación de las normas internacionales de contabilidadEs importante tener en cuenta las responsabilidad de las autoridades de las empresa, la cual es de doble naturaleza civil y penal.
4.1) . Responsabilidad del DirectorioEl articulo 175 de la Ley General de Sociedades indica:” El directorio debe proporcionar a los accionistas y al publico las informaciones suficientes, fidedignas y oportunas que la determine con respecto de la situación legal, económica y financiera de la sociedad. ”

4.1.1) Responsabilidad Civil.-El articulo 1321 del código civil indica:” Queda sujeto a la indemnización de daños y perjuicios quien no ejecuta sus obligaciones por dolo, culpa inexcusable o culpa leve.El resarcimiento por la inejecución de la obligación o por su cumplimiento parcial, tardío o defectuoso, corresponde tanto al daño emergente como al lucro cesante, en cuanto sena consecuencia inmediata y directa de tal inejecución.
Si la inejecución o al cumplimiento parcial, tardío o defectuoso de la obligación, obedeciera a culpa leve, el resarcimiento se limita al daño que podría preveerse al tiempo en que ella fue contraída”.

4.1.2 ) Responsabilidad Penal.-Esta previsto en el articulo 198 del Código Penal la pena privativa de la libertad no menor de uno ni mayor de cuatro años al que , en su condición de miembro de una persona jurídica, realiza en perjuicio de ella o terceros, entre otros actos el ocultar a los accionistas, socios, asociados o terceros interesados en la verdadera situación de la persona jurídica, falseando balances, reflejando u omitiendo en los mismos, beneficios o perdidas o usando cualquier tipo de artificio que suponga aumento o disminución de las partidas contables.
La Ley penal ha buscado proteger al patrimonio empresarial, el articulo 198 señala ocho supuestos de los cuales es importante recatar dos de ellos:

a) El ocultamiento a los socios, accionistas, asociados o terceros interesados, de la verdadera situación de la empresa, falseando los balances, reflejando u omitiendo en los mismos beneficios o perdidas o usando cualquier artificio que suponga aumento o disminución de las partidas contables, como también repartir y distribuir utilidades inexistentes con la finalidad de obtener un beneficio económico ilegal, perjudicando a la empresa y a sus acreedores.
Es importante resaltar que el sujeto activo del presente delito puede ser cualquier persona vinculada a la sociedad, como los directores o el gerente, y la conducta típica es cualquier modalidad de manejo contable que altere la situación real de la empresa.

b) Proporcionar datos falsos relativos a la situación de una persona jurídica.
Esta conducta implica que los sujetos pasivos potenciales proporcionen datos falsos de la situación de la empresa; es decir que no solo alterar información contable, como en el caso anterior, sino además que los datos suministrados no estén de acuerdo con la realidad patrimonial de la empresa.

4.2) . Obligaciones de naturaleza ContableEl articulo 221 de la Ley General de Sociedades se refiere a la obligación del directorio respecto a la formulación de documentos vinculados a información contable, como se detalla a continuación:

“Art.221 Memoria e Información FinancieraFinalizado el ejercicio, el directorio debe de formular la memoria, los estados financieros y la propuesta de aplicación de utilidades en caso de haberlas. De estos documentos debe resultar con claridad y precisión, la situación financiera y económica de la sociedad, el estado de sus negocios y los resultados obtenidos en el ejercicio vencido.
Los estados financieros deben ser puestos a disposición de los accionistas con la antelación necesaria para ser sometidos, conforme a ley, a consideración de la junta obligatoria anual. ”
Las principales funciones del directorio de toda sociedad son las siguientes:1) . Preparación y presentación de los Estados Financieros de la sociedad.- Los cuales son elaborados una vez que ha terminado el ejercicio económico, deben ser puestos en conocimiento de los accionistas para su evaluación2) . Memoria Anual.- Es un documento por medio del cual se informa a los accionistas de la marcha y estado de los negocios, la situación de la sociedad en general y los logros obtenidos.3) . Propuesta de Aplicación de Utilidades.- La ley general de sociedades indica que se debe de informar acerca de cómo se aplican las utilidades, al misma que debe ser puesta en conocimiento de los accionistas.

4.3) . Responsabilidad de la Gerencia.-La gerencia es un órgano de la sociedad que se encarga de ejecutar las decisiones del directorio. Al respecto el artículo 190 de la Ley General de Sociedades señala:
“Art. 190 ResponsabilidadEl gerente responde ante la sociedad, los accionistas y terceros, por los daños y perjuicios que ocasione el incumplimiento de sus obligaciones, dolo, abuso de facultades y negligencia grave.”
La información contable, los libros de contabilidad son responsabilidad de la gerencia, en cuanto a su contenido y custodia.”
Asimismo el Marco Conceptual para la preparación y presentación de los Estados Financieros de las normas internacionales de contabilidad señala:
“La gerencia de la empresa tiene la responsabilidad principal por la preparación y presentación de los Estados Financieros de la misma. La gerencia también tiene interés en la información contenida en los estados financieros, a pesar de que tiene acceso e información adicional de naturaleza gerencial y financiera que le ayude a desarrollar sus acciones de planeamiento, toma de decisiones y control de responsabilidades. La gerencia tiene la capacidad de determinar la forma y contenido de la información adicional que necesita para cubrir sus propias necesidades”
El artículo 190 contiene además dos numerales relacionadas a obligaciones de naturaleza contable como son:
“El gerente es particularmente responsable por:1) . La existencia, regularidad y veracidad de los sistemas de contabilidad, los libros que la ley ordena llevar a la sociedad y los demás libros y registros que debe llevar un ordenado comerciante.2). El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno diseñada para proveer una seguridad razonable de que los activos de la sociedad estén protegidos contra uso no autorizado y que todas las operaciones son efectuadas de acuerdo con autorizaciones establecidas y son registradas apropiadamente”

El artículo 198 del código penal indica que las pretensiones civiles contra el gerente no anulan la responsabilidad penal que pueda corresponderle.
La información financiera falsa o distorsionada, puede ser tipificada como estafa genérica, sancionada conforme al artículo 196 del código penal que indica lo siguiente:
“El que procura para si o para otro provecho ilícito en perjuicio de terceros. Induciendo o manteniendo en error el agraviado mediante engaño, astucia, ardid u otra forma fraudulenta, será reprimido con pena privativa de la libertad, no menor de uno no mayor de seis años.”
En derecho penal se establece que el autor es el que comete por si mismo el hecho punible, es decir aquel que tiene poder sobre la realización del delito.
Sin perjuicio de lo establecido en el Código Civil. La ley general de sociedades establece diversos supuestos en que existe responsabilidad solidaria de los directores y gerentes. Como por ejemplo:
1). La mora en el otorgamiento de la escritura publica2). El uso indebido de los aportes dinerarios antes de la inscripción de la sociedad

PROHIBICIONES

Alterar los asientos, fechas.
Dejar espacios.
Hacer interlineaciones, raspaduras, o correcciones o adiciones.
Borrar o tachar en todo o en parte de los asientos.
Arrancar hojas o alterar el orden de los mismos.